Dans la pratique, plusieurs formes de participation du gouvernement fédéral allemand ont fait leurs preuves; le degré d’implication des entreprises de même que les manières et l’importance du soutien aux exposants sont variables. La majorité des participations se fait sous forme d’expositions à participation multiple.
Participation collective (G)
La forme de participation la plus fréquente est l’exposition à laquelle participent plusieurs firmes, sur un mode collectif, et dans le cadre de laquelle un groupe d’exposants est lié à un stand d’information.
C’est la forme de participation allemande la plus fréquente, la plus efficace et aussi la plus importante en volume au niveau des salons internationaux.
Les stands sont regroupés, ont une plus grande visibilité et cette présentation est par là donc plus efficace. Le premier critère pour le visiteur est celui de la firme Allemagne, il découvrira ensuite les différents produits allemands dans le détail.
Le programme pour la participation allemande aux salons à l’étranger présente des avantages indirects pour les firmes, des paiements directs ne sont pas versés aux exposants. Il en résulte pour l’exposant allemand ou son représentant sur place, des économies de coûts considérables. Pour beaucoup d’exposants, cette forme de participation présente d’autres avantages en dehors de la question des coûts. Différentes enquêtes ont révélé que les exposants y trouvaient leur avantage:
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sur le plan du soutien technique et de l’organisation ainsi que
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sur le plan de l’effet positif que suscite un stand collectif.
Des stands collectifs ne peuvent être réalisés que, si jusqu’à l’expiration du délai d’inscription (en général 6 mois avant le début du salon) au minimum 10 firmes se sont engagées définitivement à participer à la manifestation.
Si cette participation ne pouvait se faire en raison d’un nombre insuffisant de participants, il reste encore suffisamment de temps - le cas échéant - afin de pouvoir participer au salon individuellement.
Les conditions et prestations respectives dans leur ensemble figurent dans le règlement; elles sont définies pour chaque salon en particulier sous la rubrique des conditions particulières de participation. Ces dernières sont définies et communiquées par la société organisatrice. En règle générale, lorsque l’exposant s’inscrit auprès de cette société organisatrice, sont inclus les prestations et services suivants:
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location de la surface du stand,
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(en règle générale) montage du stand,
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agencement et équipement de base du stand, comprenant également
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branchement électrique / électricité et éclairage,
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mise à disposition de téléphone, fax, photocopieuse dans le bureau de la société organisatrice (utilisation à titre payant),
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inscription gratuite dans le catalogue des exposants, le cas échéant sur le page Internet de la participation allemande,
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illumination générale du stand collectif,
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service de surveillance et de sécurité si nécessaire (pas de surveillance de stand),
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nettoyage des couloirs,
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encadrement compétent de la part de la société organisatrice avant le salon et sur place.
Cette société organisatrice est un interlocuteur permanent lors de la prise de décision, dans la préparation et sur place et elle aide à résoudre les problèmes. Dans certains cas, le gouvernement fédéral participe activement à certains coûts pour des mesures d’accompagnement telles que:
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des actions menées par mail dans la langue locale (identification des groupes concernés, se procurer les adresses, envois),
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possibilité d’annonces dans les revues spécialisées et publicité collective lors de manifestations à caractère particulier ou lors d’une première participation,
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conférences de presse,
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symposiums et conférences à thème spécialisées (suivi et encadrement au niveau de l’organisation et sur les questions techniques),
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réception par l’ambassade ou le consulat locaux,
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services du stand d’information, p. ex. interprètes-traducteurs.
Dans le cas d’une participation collective, l’exposant doit s’acquitter de sa quote-part qui couvre toutes les prestations fixées dans les conditions particulières de participation. Viennent s’y ajouter les frais de voyage et de séjour ainsi que les frais de transport et de douane des objets exposés, l’équipement spécifique pour le stand, le personnel sur place, la participation aux symposiums, la publicité et les frais de repas, café, etc. ; pour toutes ces prestations, la société organisatrice est d’une aide précieuse lors de la préparation de l’exposition. Très fréquemment, des souhaits d’aménagement particuliers de dernière minute (complément au montage, lampes, meubles, appareils électroniques, etc.) peuvent être réalisés. Étant donné que tous ces objets sont apportés d’ Allemagne et y sont stockés pour être utilisés lors des salons, les frais facturés pour ce genre d’articles et/ou de services sont très souvent beaucoup plus élevés que si l’on en avait fait la demande lors de la commande. C’est pourquoi nous recommandons de procéder à temps et avec précision à la planification de la manifestation.
Présentation spécialisée (S)
Une présentation spécialisée a pour objectif de présenter des secteurs économiques particuliers. Elle est toujours liée à un stand d’information. Lors de présentations spécialisées, la thématique est définie par les organisateurs. Dans un salon au thème relativement vaste, celui de la présentation spécialisée allemande est précisé et défini en accord avec les partenaires et associations économiques.
Stand d’information (I)
Une participation par le biais du stand d’information du gouvernement fédéral est la forme de présence allemande la plus simple dans le cadre d’une foire ou d’un salon à l’étranger. Le stand d’information témoigne de façon officielle de l’intérêt allemand pour le pays en question ainsi que pour l’échange de marchandises avec ce pays, somme toute c’est une «carte de visite» qui peut permettre de nouer des relations d’affaires ultérieures. Chaque fois que le gouvernement fédéral participe à une foire ou un salon, un stand d’information est monté. Il est occupé par des spécialistes, issus de la branche concernée et qui sont nommés par l’AUMA (Fédération allemande des Salons et Foires) en accord avec le ministère fédéral concerné. Ces spécialistes sont chargés de donner des renseignements aux visiteurs, tant sur les exposants allemands présents et leurs produits ainsi que sur les producteurs et produits allemands qui ne sont pas représentés sur le salon. Par sa préparation particulière pour le salon et sa connaissance de la branche, le spécialiste chargé de l’information peut avoir un rôle important pour les exposants participants: il connaît les modes et tendances, il peut faire le lien avec des organismes et institutions officiels, résumer les expériences faites dans le cadre des salons et en faire le rapport. Les entreprises ont la possibilité de déposer du matériel d’information sur leurs produits en petite quantité sur le stand d’information.
Un matériel d’information dans la langue du pays où se déroule le salon est naturellement toujours plus efficace. La livraison de ce matériel sur le stand est à la charge des exposants. Le stand d’information est monté et occupé sur le plan du personnel présent sur place grâce à des moyens financiers venant du ministère fédéral concerné. Le ministère couvre également les frais pour l’envoi et le séjour des spécialistes chargés de l’information sur le stand.
Centre d’information (IZ)
Un centre d’information est un stand d’information élargi avec des espaces individuels destinés aux firmes intéressées pour des entretiens individuels avec des clients potentiels.
En quantité limitée on peut aussi y exposer des prospectus, des modèles ou objets exposés de petite taille. Pour l’ utilisation des cabines d’entretien, une participation financière est requise.
Manifestations thématiques particulières de l’économie allemande (SV)
A plusieurs reprises, la République fédérale allemande organise ses propres manifestations à l’étranger. Pour ce faire, on opte pour des pays dans lesquels il n’y a pas de salons adéquats ou dans lesquels il semble nécessaire de montrer ce que proposent les fabricants allemands dans un domaine spécifique. Les manifestations thématiques particulières peuvent être:
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des salons autonomes du domaine de l’industrie allemande (TECHNOGERMA et KONSUGERMA),
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des salons de République fédérale à composante caractère technique,
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des salons de biens de consommation et/ou
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de produits industriels spécifiques,
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des expositions de différentes branches dans des hôtels.
Les firmes allemandes ont différentes possibilités de participation aux manifestations thématiques en fonction des objectifs de ces manifestations. Le soutien apporté aux exposants correspond en grande partie aux modalités d’une participation collective dans le cadre salons à l’étranger.
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