En la práctica el gobierno alemán ha desarrollado y probado diversas formas de participación, gracias a las cuales las empresas pueden participar de diferentes maneras, variando tanto el modo como la cuantía de las ayudas dirigidas a los expositores. La principal forma de participar consiste en exposiciones formando un grupo de empresas.
Participacíon agrupado de empresas (G)
El modo más usual de participación es mediante la participacíon agrupado de empresas, es decir, un grupo de expositores se une y se le asigna un stand de información (I). Ésta es la forma más frecuente, más eficaz y también el modo de participación alemán más utilizado en las ferias internacionales. Los stands de las empresas se encuentran agrupados, resultan atractivos a la vista y su presentación es sumamente eficaz. De esta manera, el visitante es conducido en primer lugar a la "Empresa Alemania" para obtener de este modo una visión conjunta sobre los productos alemanes ofrecidos. El programa de ferias internacionales beneficia indirectamente a las empresas, ya que no se realizan pagos directos a los expositores. Por tanto, los expositores de Alemania o sus representantes locales reducen considerablemente sus costes. Para muchos expositores además del mencionado ahorro de costes, hay otros aspectos relevantes. Según las encuestas son los siguientes:
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asistencia técnica y organizativa
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efecto positivo en el stand de grupo.
Para organizar un stand de grupo es necesario que se haya inscrito un mínimo de diez empresas antes de la finalización del plazo de inscripción (máximo seis meses antes del comienzo de la feria). En caso de no poder formar grupo debido a un número insuficiente de participantes, aún queda tiempo suficiente para participar en la feria. Los servicios generales están definidos de acuerdo con las Condiciones generales de participación (ATB) y cada feria establece servicios especiales según las Condiciones especiales de participación (BTB). Dichas condiciones pueden ser solicitadas a la sociedad organizadora. Por regla general, los siguientes servicios están incluidos una vez que los expositores se hayan inscrito en la sociedad organizadora:
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alquiler de la superficie del stand,
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montaje del stand (habitualmente),
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decoración general del espacio y equipamiento básico del stand
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luz y acometida eléctrica,
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disponibilidad de teléfono, fax y fotocopiadora en la oficina de la sociedad organizadora (servicio sujeto a coste),
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registro gratuito en el índice de expositores, etc.; en caso de estar disponible, inclusión en la página web de la participación alemana,
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iluminación general del stand de grupo,
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servicio de vigilancia y organización en caso necesario (vigilancia del stand no disponible),
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limpieza de los pasillos,
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asesoramiento competente por parte de la sociedad organizadora, antes y durante la feria.
La sociedad organizadora es un contacto constante en el emplazamiento de la feria que ofrece ayuda en la toma de decisiones, la preparación y la solución de problemas. En algunos casos el gobierno alemán participa en los costes originados por otro tipo de medidas, como, por ejemplo:
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correspondencia directa por mail en el idioma del país en cuestión (identificación del grupo de destino, obtención de direcciones, envío),
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posibilidad de anuncios en revistas técnicas y publicidad común en caso de eventos especiales o en primeras participaciones,
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ruedas de prensa,
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simposios y conferencias especializadas (organización y asesoramiento técnico),
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recepción a través de la representación diplomática alemana,
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servicios del stand de información, por ejemplo, servicios de interpretación.
En una participacíon agrupado de empresas los expositores pagan por la participación, y están incluidos todos los servicios citados en las Condiciones especiales de participación. Deben abonarse también los costes del viaje y la estancia, así como los costes derivados del transporte y referentes a los derechos de aduana de los objetos expuestos, los costes de los equipos especiales para el stand, de los empleados locales, de la participación en simposios, la publicidad y los costes de manutención. La sociedad organizadora puede intermediar en la obtención de servicios de este tipo. En la mayoría de los casos aún existe la posibilidad de cubrir a corto plazo ciertas necesidades de equipamiento adicional (ampliaciones del stand, lámparas, muebles, aparatos electrónicos, etc.). Con frecuencia, estos artículos provienen de Alemania y se encuentran disponibles, aunque habitualmente los costes facturados son superiores a los costes de los servicios equivalentes encargados con anterioridad. Es por ello que se recomienda tener planificado todo lo antes posible.
Exposición especial (S)
Una exposición especial sirve para representar sectores económicos específicos. Toda exposición especial dispone siempre de un stand de información. En las ferias especializadas la temática de una exposición especial se predetermina a través de un certamen. En las ferias cuya temática sea amplia, el tema de la exposición especial alemana se concertará con las asociaciones económicas.
Stand de información (I)
La participación mediante un stand de información del gobierno alemán es la manera más sencilla de participar en una feria internacional alemana. Un stand de información muestra de forma oficial el interés de Alemania por el país y el intercambio de bienes con el mismo, es decir, sirve de "tarjeta de visita" para poder iniciar una relación comercial en el futuro. Cada participación del gobierno alemán conlleva la presentación de un stand de información. En él se dan cita expertos procedentes de todos los sectores representados. AUMA selecciona a estos expertos en estrecha colaboración con el correspondiente ministerio alemán competente en AUMA. Su tarea es la de repartir información a los visitantes de la feria sobre los expositores alemanes presentes y sus productos, así como de los fabricantes y productos de Alemania que no están representados en la feria. Gracias a su preparación especializada en lo que a la feria se refiere y sus conocimientos del sector, el informador desempeña también una función importante para los expositores participantes: conoce las modas y las tendencias, facilita el contacto con los cargos oficiales, resume las experiencias de la ferias y puede proporcionar información. Las empresas tienen libertad para exponer una determinada cantidad de material informativo sobre sus productos en el stand de información. El material en el idioma nacional es naturalmente de gran atractivo publicitario. Las empresas se encargan de entregar la documentación en el stand. El stand de información se prepara gracias a los medios del ministerio alemán competente y se equipa con los medios y el personal necesarios. Financia también los costes de envío y estancia de los informadores.
Centro de información (IZ)
Un centro de información es un stand de información que se ha ampliado con varias cabinas de reunión para aquellas empresas que tengan interés en este tipo de servicios. De esta forman se dispone de instalaciones de reunión con clientes potenciales. También existe la posibilidad de exponer una cierta cantidad de folletos, modelos u objetos. La utilización de las cabinas de reunión está sujeta a gastos.
Eventos especiales de la economía alemana (SV)
En diversas ocasiones es la República Federal de Alemania quien dirige sus propias celebraciones en el extranjero. Elige aquellos países en los que todavía no se ha celebrado ninguna feria o exposición adecuada, o donde es necesario hacer llegar la oferta de los expositores alemanes a fin de concentrarse en un mercado determinado. Entre esos eventos especiales encontramos los siguientes:
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exposiciones independientes sobre la industria alemana (TECHNOGERMA y KONSUGERMA),
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exposiciones técnicas de la República Federal de Alemania,
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exposiciones sobre determinados productos para el consumo y/o
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de la industria de bienes de inversión,
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exposiciones en hoteles de los diferentes sectores.
Las empresas alemanas tienen distintas maneras de participar en estos eventos especiales y tendrán en cuenta los objetivos del certamen correspondiente. Este apoyo deriva en gran parte de las condiciones para la exposición de grupos de empresas en ferias internacionales.
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