Ausstellen im Ausland

Internationale Messen in Deutschland sind ein fester und wichtiger Bestandteil im Marketingmix der meisten deutschen Unternehmen. Auslandsmessen erweitern die Marketing-Möglichkeiten besonders für exportorientierte Unternehmen. Mit ihrer Teilnahme an Messen im jeweiligen Zielland oder Zielregion sprechen Aussteller ein größeres und weiter gefächertes Fachpublikum direkt an. Sie werben für ihr Unternehmen und Ihre Produkte, schaffen Vertrauen und festigen so ihre Position in ihrem Exportmarkt. 

Die Beteiligung an einer Auslandsmesse ist besonders für kleinere Unternehmen eine große Herausforderung und muss präzise vorbereitet werden. Dabei können Aussteller aber auch auf Erfahrungen zurückgreifen, die sie bereits auf Messen in Deutschland gesammelt haben. Weil aber die zeitliche Koordinierung der Aufgaben besonders für Messeneulinge oft wenig transparent ist, machen wir Sie hier mit den entscheidenden sieben Projektphasen vertraut.
 

PHASE 1 – MEHR WISSEN ÜBER MARKT UND MESSE

12 bis 9 Monate vor Messebeginn

Ist Ihr Angebot – Produkt oder Dienstleistung – exportfähig? Von der Antwort auf diese Frage, hängt es ab, ob Sie sich mit Ihrem Unternehmen überhaupt an einer Auslandsmesse beteiligen sollten. Können Sie das bejahen, dann fragen Sie sich, ob Ihr Angebot international wettbewerbsfähig ist, ob es ein Alleinstellungsmerkmal besitzt und ob Sie damit Nischen erschließen können. Wenn Sie das ebenfalls mit Ja beantworten können, dann beginnt hier Ihr Projekt Auslandsmesse.

Externe Informationen sammeln

Tragen Sie jetzt die entscheidenden Informationen für Ihr Projekt zusammen. Nutzen Sie möglichst aktuelle und zuverlässige Quellen, wenn Sie recherchieren über

Ziele definieren

Als Aussteller auf einer Auslandsmesse sollten Sie die Ziele dieser Messeteilnahme kennen oder sie gegebenenfalls definieren. Hier eine Auswahl:

  • Verbessern des Firmenimages
  • Präsentieren neuer Produkte
  • Überprüfen der Konkurrenzfähigkeit
  • Vorstellen neuer Produktentwicklungen
  • Überprüfen der Produkt-/Sortimentsgestaltung
  • Pflegen bestehender Kontakte
  • Herstellen neuer Kontakte
  • Suchen nach Vertretern/Kooperationspartnern
  • Abschließen von Verkäufen oder Verträgen

Interne Informationen sammeln

Entscheiden Sie dann, welche Angebote Sie auf der Auslandsmesse präsentieren wollen. Finden Sie heraus, ob Ihr Unternehmen über die notwendigen Ressourcen für eine Messebeteiligung verfügt: Personal, Infrastruktur und Budget sind hier die Stichworte.

Entscheidung über die Messebeteiligung – Pro und Contra

Stellen Sie Ihr Projekt Auslandsmesse auf möglichst sichere Beine. Nutzen Sie den AUMA MesseNutzenCheck (MNC). Das kostenfreie Software-Tool unterstützt Sie als Aussteller effektiv bei der Planung: Messeziele, angestrebte Nutzwerte und Budget. Und nach der Messe erstellen Sie mit MNC einen aufschlussreichen Nutzwert-Kosten-Vergleich.

Alle Ampeln stehen auf Grün und Sie nehmen an der Auslandsmesse teil? Dann beginnt jetzt die 2. Phase Ihres Projekts.

PHASE 2 – PLANUNG

9 bis 6 Monate vor Messebeginn

Sie haben sich für eine Auslandsmesse entschieden und es beginnt die intensivste Projektphase. Im Zuge der Anmeldung sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Schlagen Sie dem Veranstalter einen Standplatz vor und fordern Sie dafür die entsprechenden Unterlagen an
  • Fordern Sie beim Veranstalter einen Hallenauszugs- und Belegungsplan an
  • Erfragen Sie das genaue Datum für den Redaktionsschluss des Ausstellerhandbuchs
  • Klären Sie, welches Unternehmen mit dem Standbau beauftragt wird
  • Finden Sie den zuständigen Spediteur auf dem Messegelände (Forwarder)
  • Leisten Sie eine Anzahlung

Reiseplanung

Legen Sie die Flugdaten fest, reservieren Sie Hotelzimmer und organisieren Sie Ihre Geschäftsbesucher. Wenn Sie Ihre An- und Abreise frühzeitig planen, profitieren Sie nicht nur von Frühbucherrabatten, sondern haben vor Ort auch eine größere Auswahl bei Hotels.

Interne Vorbereitung

Sie haben einen Messebeauftragten in Ihrer Firma bestimmt, jetzt muss er alle Arbeiten koordinieren und dabei den Messetermin fest im Blick haben. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über die bevorstehende Messebeteiligung informiert ist, damit er an der Vorbereitung mitwirken kann. Die wesentlichen Punkte dabei sind:

  • Koordinieren der Bereiche Entwicklung, Produktion, Design, Vertrieb und Werbung
  • Prüfen der Schutzrechte für Marken, Gebrauchs- und Geschmacksmuster, Patente und
  • Urheberrechte (Link: Plagiate auf Messen)
  • Spezifizieren der Exponate und deren Platzierung auf dem Messestand
  • Auswählen von Prospekten und Werbemaßnahmen
              

Persönliche Vorbereitung

Sie bewegen sich in Ihrem Zielmarkt sicher, wenn Sie sich mit der dortigen Politik, Wirtschaft, Kultur und Sprache vertraut machen. Dazu zählen auch Gesetze und Verhaltensregeln.

PHASE 3 - VORBEREITUNG

6 bis 3 Monate vor Messebeginn

Ein halbes Jahr vor dem Messetermin ist die richtige Zeit, Ihren Messestand konkret zu planen und zu bauen. Dabei geht es um die Architektur und das Design des Messestands, aber auch um die Frage, wer mit dem Standbau beauftragt werden soll. Weitere Informationen zum Thema Messebau erhalten Sie beim FAMAB oder von den Messeveranstaltern. Das sind die wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen:

  • Messestand-Architektur und Standgestaltung (Beschriftung, Grafik)
  • Asstattung (Möblierung, Küche etc.)
  • Produktpräsentation Standbesetzung (Personal)
  • Standbau-Unternehmen beauftragen
  • Spedition beauftragen (Transport), Zollagentur
                 

Ausstellerhandbuch durcharbeiten

Seit Ihrer Anmeldung ist eine Zeit vergangen und der Veranstalter hat in der Zwischenzeit sein Ausstellerhandbuch veröffentlicht, es ist Teil seines Servicepakets. Es enthält wichtige Fristen sowie Adressen von Ansprechpartnern beim Messeveranstalter, für Serviceleistungen, Presse, Werbung und Spediteure.
              

Besucherwerbung und andere Geschäftskontakte

Hauptverantwortlich für die Besucherwerbung ist der Veranstalter, aber auch Sie haben eigene Möglichkeiten, Fachbesucher gezielt anzusprechen und auf Ihren Stand einzuladen. Soweit Sie bereits Fachkontakte im Zielmarkt haben, sprechen oder schreiben Sie diese persönlich an. Die jeweils zuständige Deutsche Auslandshandelskammer (AHK) stellt Ihnen zum Teil kostenpflichtig Adressen für die Besucherwerbung zur Verfügung oder organisiert Match-Making-Events. Adressen möglicher Kooperations- und Vertriebspartner finden Sie auch im Ausstellerverzeichnis zur Vorveranstaltung.

Detaillierte Kostenplanung erstellen

In der Vorplanungsphase hatten Sie bereits die groben Kosten geschätzt. Jetzt sollten Sie die präzisen Kosten im Detail ermitteln. Das sind die wichtigsten Kostenstellen:

  • Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren, Pflichtversicherung)
  • Standbau/-gestaltung (Grafik, Dekoration)
  • Standservice (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog)
  • Kommunikation (Telefon, Telefax, Internetzugang)
  • Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung)
  • Personal und Reisen
  • Messevor- und -nachbereitung (Mitwirkung anderer Abteilungen, spezielle Produktentwicklung)

Eine Checkliste zum Thema Messekosten finden Sie hier.

              

Reise buchen und Gesundheitsschutz planen

Wenn Sie es bisher noch nicht getan haben, dann buchen Sie jetzt Ihre Reise. Für Fernreisen sollten Sie etwas mehr Zeit einplanen als beispielsweise für Reisen innerhalb der EU. Der Grund dafür sind vor allem Einreise- und Einfuhrformalitäten sowie Gesundheitsschutz. Die entscheidenden Informationen finden Sie beim Auswärtigen Amt der Bundesrepublik Deutschland. Die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

  • Flug buchen
  • Hotel reservieren
  • Visum beantragen
  • Gesundheit schützen (Impfschutz, Krankenversicherungsschutz
  • angepasste Kleidung wählen (Anlass, Klima, Gesetz/Vorschrift
PHASE 4 - IN LETZTER MINUTE

Kurz vor Reiseantritt

Persönliche Unterlagen zusammenstellen und sichern

Jeder hat seine eigene Check-Liste für das, was er unbedingt im Handgepäck mitführen will oder muss. Aber auch diese Positionen sollten Sie sich einmal anschauen:

  • Wichtige Unterlagen kopieren/scannen und bei Bedarf speichern (USB-Stick, Cloud), sensible Daten vor fremden Zugriff ausreichend sichern
    - Verträge, Aufträge, Bestellungen, Proformarechnungen etc.
    - Personalausweis/Reisepass, Flugschein, Kreditkarten, Visum, Impfpass
  • Externen Zugriff auf Unternehmensserver einrichten (VPN)
  • Exponate: Anschrift der Spedition, Begleitpapiere, Firmenlogo/Grafiken
  • Visitenkarten, Flyer, Namensschilder, Unternehmensbroschüren, Werbegeschenke
  • Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare)
  • Finanzielle Mittel bereitstellen (Bargeld in Landeswährung)
  • Überblick verschaffen über günstige Internetpakete und Telefonanbieter im Ausland

Erreichbar sein

  • Kommunikationsdaten von Messeveranstalter und Hotel speichern (Telefon, Fax, E-Mail, Adresse)
  • Standnummer sowie genaue und vollständige Reisedaten samt Zeitdifferenz in der Firma hinterlassen
  • Spezielle Zeiten für die Kommunikation mit der Firma vereinbaren
                 

Informationsmaterial beschaffen

  • Reiseliteratur
  • Reise- und Sprachführer
  • Kartenmaterial
PHASE 5 - AM MESSEPLATZ

In manchen Städten gibt es mehr als ein Messegelände. Führen Sie immer Ziel- und Hoteladresse bei sich, damit kommen Sie immer sicher ans Ziel. Vor Ort nehmen Sie dann auch Kontakt mit dem Veranstalter auf, lassen Sie sich als Aussteller registrieren und holen Sie Ihren Ausstellerausweis ab.

Leistungen kontrollieren

Die haben den Weg in „Ihre“ Messehalle gefunden und sollten jetzt als Erstes den Übergabetermin mit dem Standbauunternehmen wahrnehmen. Kontrollieren Sie, ob an Ihrem Messestand alle Leistungen vertragsgemäß ausgeführt wurden.

  • Überprüfen der technischen Infrastruktur
  • Fragen, wann der Spediteur die Exponate liefert
  • Kontakt aufnehmen mit der Zollagentur
  • Überprüfen, ob der Katalogeintrag korrekt ist
               

Standbetrieb vorbereiten

Wenn Sie alles geklärt haben, bereiten Sie den Standbetrieb vor. Sollten Sie noch kein Standpersonal haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich darum zu kümmern. Bedenken Sie, dass das Standpersonal auch in seine Aufgaben eingearbeitet werden muss.

Kontakte nachfassen

Bereits im Vorfeld der Auslandsmesse hatten Sie Einladungen auf Ihren Messestand verschickt. Falls nicht, holen Sie dies nach und/oder kontrollieren Sie den Rücklauf:

  • Einladen von Vertretern der Deutschen Auslandsvertretung (Botschaft/Konsulat) und/oder der Deutschen Auslandshandelskammer (AHK)
  • Erneutes Einladen von Kunden und Besuchstermine vereinbaren
  • Beschaffen von Hersteller- und Händlernachweisen
PHASE 6 - WÄHREND DER MESSE

Messegeschehen beobachten

Während der eigene Standbetrieb läuft, gibt es gute Gelegenheit, das Messegeschehen zu beobachten. Ziehen Sie daraus Schlüsse über das allgemeine Verhalten von Besuchern und über andere Aussteller:

  • Größe des Einzugsgebiets der Messe
  • Qualität der ausstellenden Unternehmen
    - Herkunft, Spezialisierung, angebotene Produkte, Art der Präsentation
  • Qualität der Kontakte zu Besuchern: Fachbesucher, interessiertes Publikum oder Familienausflug
  • Attraktivität der Messe für Besucher und Aussteller, Bekanntheitsgrad und Organisation
              

Interviews und Tagesberichte

Für Ihre Messebeteiligung sind die Besucher an Ihrem Stand eine wichtige Zielgruppe, unabhängig von ihren Kauf- oder Geschäftsabsichten. Diese Fragen können Sie in Ihren Gesprächen mit Besuchern stellen:

  • Für welche Produkte interessiert sich der Besucher?
  • Sind Technik, Design und Preis für den Markt angemessen?
  • Besucht er diese oder andere Messen regelmäßig?
  • Wie wurde er auf Ihren Messestand aufmerksam?
  • Wie beurteilt er die wirtschaftliche Entwicklung der Branche: Chancen, Probleme?
  • Wie beurteilt der Besucher die Produkte der Wettbewerber: Qualität, Preis, Vertriebsform, Service?

Verfassen Sie täglich einen Bericht. Hier können Sie sich das Muster für einen Messebericht herunterladen.
              

Warenangebot prüfen

Eine Messe ist ein Spiegel für die Qualität, das Preisniveau und das Sortiment der einheimischen Wirtschaft. Als Aussteller und Beobachter können Sie sich nun die Frage beantworten, ob Ihr eigenes Produktsortiment für den Markt geeignet ist. Durch eine Messebeteiligung können Sie auch Informationen über weitere Voraussetzungen in Erfahrung bringen, die Sie für einen erfolgreichen Markteintritt benötigen. Solche Informationen können sich beispielsweise auf den Aufbau eines Vertriebs- und Servicenetzes oder auf die Gestaltung der Logistikstruktur beziehen.


Ihr letzter Messetag

Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich darauf vorbereiten, Ihre Auslandsmesse geordnet zu verlassen. Das sind Aspekte, die Sie dabei berücksichtigen sollten:

  • Klären Sie den Verbleib Ihrer Exponate.
  • Begleichen Sie offene Rechnungen.
  • Klären Sie strittige Fragen.
PHASE 7 - NACH DER MESSE

Wenn Ihre Auslandsmesse beendet ist, beginnt die letzte Phase Ihres Projekts, die Nacharbeit. Dazu gehört auch eine präzise Zusammenstellung, die Prüfung aller Kosten und Antworten auf diese Fragen:

  • Weichen die tatsächlich entstandenen Kosten von Ihrer Kostenschätzung ab und, wenn ja, warum?
  • Sind Einsparungen möglich?
  • Wurde an der falschen Stelle gespart?
  • Gibt es Alternativen, um am Markt präsent zu sein und, wenn ja, zu welchen Kosten?

Mit dem AUMA MesseNutzenCheck können Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis verlässlich berechnen.

Neue Kontakte festigen

Für Ihre Auslandsmesse gilt die gleiche Nacharbeit wie für eine Inlandsbeteiligung:

  • Aufträge bestätigen
  • Zusagen einhalten
  • Kundenanfragen beantworten
  • Interessenten anschreiben
  • Presseinformation
                 

Haben Sie Ihre Messeziele erreicht?

Sie können nur dann beurteilen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben, wenn Sie zu Beginn Ihres Projekts Auslandsmesse konkrete und realistische Ziele aufgestellt haben. Dazu zählt unter anderem auch die Anzahl Ihrer Kundenkontakte. Auch hierbei ist der MesseNutzenCheck ein Instrument für eine zuverlässige Erfolgskontrolle.

Ergebnisse auswerten

Ihr täglich geführter Messebericht ist eine gute Basis für eine Gesamtbeurteilung Ihrer Auslandsmessebeteiligung. Ihr Abschlussbericht sollte Angaben enthalten über:

  • Eignung des Landes für die eigenen Produkte
  • Stärken-und Schwächen-Analyse Ihres Unternehmens
  • Beurteilen der Messe
  • Empfehlen, ob eine weitere Teilnahme geplant werden soll


Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen neue Absatzmärkte im Ausland erschließen möchten, brauchen Sie vor Ort einen starken Partner. Deutsche Auslandsmessen mit dem Qualitätssiegel GTQ öffnen Ihnen Türen und vermitteln die entscheidenden Kontakte zu internationalen Handelspartnern. Rund 300 deutsche Messen in wichtigen ausländischen Wachstumsregionen stehen Ihnen jährlich zur Verfügung. Erfahren Sie hier mehr über "German Trade Fair Quality Abroad" .

Verantwortungsvolles Handeln bei Auslandsaktivitäten

Für Ihre Beteiligung an einer Auslandsmesse gibt Ihnen die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) Empfehlungen für ein verantwortungsvolles unternehmerisches Verhalten im Ausland. Diese Leitsätze sind ein Handlungsrahmen für multinationale Unternehmen und wurden von allen Mitgliedsstaaten und zwölf weiterer teilnehmender Staaten verabschiedet. Sie umfassen folgende Bereiche: Menschenrechte, Soziales, Umwelt, Korruptionsbekämpfung, Steuern, Verbraucherinteressen, Berichterstattung, Forschung und Wettbewerb. Dabei tragen Unternehmen nicht nur für ihr eigenes Verhalten Verantwortung, sondern auch für ihre Lieferketten.

Von der Webseite des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) können Sie sich die „OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen – Empfehlungen für verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln in einem globalen Kontext“ herunterladen.
 

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