Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation.Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende
personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer (z. B. Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache), Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort). Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Verwenden Sie Microsoft Teams nicht über die Mircosoft Teams-Applikation, sondern über Ihren Browser, ist Microsoft für die Verarbeitung der Daten als Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. (s. hierzu auch: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/security)
Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von
einem Monat. Chatinhalte werden in Exchange gespeichert. Die Einstellungen zur Löschung oder Aufbewahrung von Chatinhalten von Microsoft Teams können Sie in Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinien im „Microsoft 365 Compliance Center“ konfigurieren.