Die Situation zur Visaerteilungspraxis hat sich gegenüber den Vorjahren verbessert. Das ergab die jährliche Umfrage des AUMA bei den Auslandsvertretungen der deutschen Messegesellschaften. Gerade in den großen Flächenstaaten wie Russland und China hat sich die Situation entspannt. Hauptursachen dafür, dass Visa nicht oder nicht rechtzeitig erteilt werden, sind fehlende Unterlagen auf Seiten des Antragstellers, eine zu späte Antragstellung und teilweise zu lange Wartezeiten für einen Termin bei der Botschaft.
Gefordert wird, Mitarbeiter bei Botschaften und Konsulaten besser für das Medium Messe zu sensibilisieren: Aussteller brauchen Zeit zur Vor- und Nachbereitung der Messe vor Ort, so dass das Visum auch einige Tage vor und nach der Messe noch Gültigkeit haben sollte. Eine konkrete Angabe zur Standgestaltung oder die Vorlage von Aussteller-Ausweisen wird teilweise zu früh gefordert. Auch ist eine Hotelbuchung in der Messestadt nicht immer möglich. Mitarbeitern in den Visastellen sollte klar sein, dass Messetermine unverschiebbar sind und damit eine fristgerechte Visaerteilung entscheidend ist. Für eine reibungslose Visaerteilung ist es ferner wichtig, dass die Auslandsvertreter der Messegesellschaften von den Botschaften und Konsulaten über die für Messevisa notwendigen Dokumente und Voraussetzungen aufgeklärt werden. Eine stets aktuelle Website der Botschaft, auf der diese Informationen zur Verfügung gestellt werden, kann hier ein erster wertvoller Schritt sein. Schließlich führen strenge Formvorschriften teilweise dazu, dass eine fristgerechte Visaerteilung und damit eine Messeteilnahme nicht möglich ist. Die Möglichkeit, Dokumente im Original nachzureichen und auch per Kurier übermitteln zu dürfen, kann hier Abhilfe schaffen.
Die Ergebnisse der AUMA-Umfrage wurden dem Auswärtigen Amt zur Verfügung gestellt. Der AUMA plant, am Wirtschaftstag der Botschafterkonferenz im Auswärtigen Amt am 27.8.2013 im Rahmen des Forums Visaerteilung die Ergebnisse vorzutragen und in Einzelgesprächen mit Botschaftern länderspezifische Probleme zur Sprache bringen.
