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Für Veranstalter internationaler Messen gehört das Ausstellen von Einladungsschreiben für Besucher und Mitarbeiter ausstellender Firmen aus visapflichtigen Ländern zum Tagesgeschäft. Die Vorlage eines Einladungsschreibens ist bei der Beantragung eines Geschäftsreisenden-Visums grundsätzlich notwendig, um den Reisezweck zu belegen. Besondere gesetzliche Vorschriften im Hinblick auf Form und Inhalt des Einladungsschreibens existieren jedoch nicht. Das Auswärtige Amt empfiehlt, das Einladungsschreiben auf offiziellem Briefbogen mit Firmenkopf zu erstellen. Daneben muss der geschäftliche Grund der Einladung zum Nachweis des Reisezwecks genannt werden. Damit der Antragsteller identifizierbar ist, sollten Name, Anschrift und Firma des Visa-Antragstellers angegeben werden. Die Personalausweisnummer und das Geburtsdatum des Antragsstellers müssen hingegen nicht im Einladungsschreiben genannt werden. Der teilweise mühsame und zeitaufwändige Abgleich dieser Daten durch Messeveranstalter ist daher nicht erforderlich.
